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根据实际 选用简易或复杂程序

鉴于竞争性谈判适用情形的复杂性,应当将竞争性谈判程序分成简易的谈判程序和复杂的谈判程序两种,才能满足实际工作需要。对于预算金额较小、技术需求能够事先明确、招标失败的采购项目,按照简易的谈判程序组织采购;对于预算金额大且技术需求不能事先明确的采购项目,则按照复杂的谈判程序组织采购。

简易谈判程序:文件编制模板化

适用简单谈判程序的项目,可以根据通用的竞争性谈判文件模板,直接制定谈判文件,再公开征集参与谈判的供应商,然后在谈判开始前抽取专家组成谈判小组进行谈判。谈判开始后,先对供应商谈判文件进行审查,然后就价格进行谈判。谈判结束后,由采购人确认成交供应商。

预算金额较小、技术需求能够事先明确、招标失败的采购项目,适宜采用简易的谈判程序组织采购。

先制定谈判文件

采购机构应当制定合适的竞争性谈判采购文件模板。谈判文件模板应当包括以下内容:递交响应文件的截止时间和地点,谈判开始时间及地点,谈判程序,确定成交的原则,报价要求,响应文件编制要求,保证金的金额及形式,项目商务要求,技术规格要求和数量(包括附件、图纸等),合同主要条款及合同签订方式,财 政部门规定的其他事项。

模板制定后,应根据政府采购有关最新规定及时进行调整。具体项目中,采购机构只需对采购人的实际需求进行审核,确保没有歧视性或排他性条件,在模板的基础上稍做完善,即可完成采购文件的制作。谈判文件应当标明实质性要求,对于未完全响应实质性要求的响应文件,应明确规定做无效响应文件处理。

邀请供应商并提供谈判文件

采购机构应当在省级以上财政部门指定的媒体发布采购公告,邀请潜在供应商参加谈判,并直接向其发售或免费提供采购文件。为保证供应商有一定的时间编制响应文件,同时兼顾谈判采购的效率,从谈判文件发出之日起至递交响应文件截止之日止,应当不得少于5个工作日。采购机构对已发出的谈判文件进行必要澄清或者修改的,应当在谈判开始之日3个工作日前,以公告或书面形式告知所有潜在参加谈判的供应商,该澄清或者修改的内容应当作为谈判文件的组成部分。发出澄清或者修改文件的日期距递交响应文件截止之日不足3个工作日的,应当顺延递交响应文件的截止日期。

成立谈判小组

采购机构应当在本级财政部门设立的政府采购专家库中,采取随机方式抽取评审专家组成谈判小组。评审专家的抽取时间原则上应当在谈判开始前半天或前一天进行,特殊情况不得超过两天。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

采购人代表不得以专家身份参与本部门或者本单位采购项目的谈判。采购代理机构工作人员不得以谈判小组成员的身份参加由本机构代理的政府采购项目谈判。

由于谈判小组的职责仅为对响应文件的资格性和符合性进行检查,直接与合格供应商就价格进行谈判,并按照经评审的最低报价推荐成交候选人,因此,评审过程并不复杂,谈判小组通常情况下只需由一名采购人代表和两名评审专家组成即可。

谈判:三环节一气呵成

(1)响应文件的递交

供应商应当按照谈判文件的要求编制响应文件。参加谈判的供应商应当在谈判文件规定的递交响应文件截止时间前,将响应文件密封后送达规定的接收地点。在递交响应文件截止时间后送达的响应文件,采购机构应当拒收。两个以上供应商可以组成一个联合体,以一个供应商的身份共同参加竞争性谈判活动(有关联合体的 规定同公开招标)。

(2)实质性响应审查

采购机构接收响应文件后,不应当公开供应商的报价,由谈判小组依据谈判文件的规定,对响应文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度进行审查,以确定是否对谈判文件的实质性要求作出响应。未对谈判文件做实质性响应的供应商,不得进入具体谈判程序。

谈判开始后,在谈判文件及谈判程序符合法律规定的前提下,实质性响应的供应商只有两家时,可直接继续按照竞争性谈判进行采购;如果实质性响应的供应商只有一家,应当终止竞争性谈判采购活动,经政府采购监管部门批准后,再按照单一来源采购方式重新组织采购。

(3)就价格进行谈判

谈判小组应当通过随机方式确定参加谈判供应商的谈判顺序,所有成员集中与单一供应商按照顺序分别进行谈判。谈判期间,不得对谈判文件进行实质性变动。谈判小组可根据谈判文件规定的谈判轮次,要求各供应商分别进行报价,并给予每个正在参加谈判的供应商相同的机会。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判 有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判过程中,采购机构应当指定专人负责谈判记录。最后一轮谈判结束后,供应商应当在同一截止时间前,将最终报价以书面形式,并由法定代表人或其授权代表签署,当场交给谈判小组。

两步确定成交供应商并公告

(1)推荐成交候选人

供应商最后一轮谈判的报价作为谈判小组推荐成交候选人的依据。谈判小组应当根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则按顺序排列推荐成交候选人,并编写评审报告。在推荐成交候选人之前,谈判小组认为,排在前面的成交候选人的最终报价明显不合理或者低于成本,有可能影响产品质量和不能诚信履约 的,应当要求其在规定的期限内提供书面文件予以说明,并提交相关证明材料,供应商不能提供有效证明或谈判小组认为其提供的理由不充分的,可拒绝接受其报价。

(2)确定成交供应商

采购代理机构应当在评审结束后2个工作日内将评审报告送采购人确认。采购人应当在收到评审报告后5个工作日内,按照评审报告中推荐的成交候选人确定成交供应商,也可以书面形式授权评审小组直接确定成交供应商。采购人逾期未确认且不提出异议的,视为确认。

(3)公告成交结果

采购机构应当在成交供应商确定后一个工作日内,在省级以上财政部门指定的媒体上公告成交结果。公告内容应当包括:采购人和采购代理机构的名称、地址和联系方式;项目名称和项目编号;成交供应商名称、地址和成交金额;评审小组成员名单。

复杂谈判程序:两阶段谈判定结果

复杂的竞争性谈判的关键点是,先抽取专家组成谈判小组,然后在谈判过程中理清采购需求,制定最终的采购谈判文件与供应商进行谈判,整个采购过程,类似于两阶段招标方式,只是可以进行两阶段谈判,比两阶段招标方式更灵活,采购结果更符合采购人的需求。由于采购人全程参与,所以谈判结果确认反而更简单。

整个复杂的竞争性谈判采购过程,类似于两阶段招标方式,只是可以进行两次谈判,比两阶段招标方式更灵活,采购结果更符合采购人的需求。

先成立谈判小组

由于采购人无法确定其技术要求,必须依靠专家的帮助,因此,有必要在谈判前期邀请相关专家尽早介入项目的采购过程中。但参加该项目的专家不应简单地认为从专家库中随机抽取的一般专家即可胜任,而应是相关领域中真正的权威性专家。政府采购监管部门设立的专家库如将专家分成一般和资深两类,则应在资深专家 中抽取,否则应由采购人向政府采购监管部门申请,采取选择性方式确定评审专家更合适。由于项目的金额大、技术复杂,每个评审专家的观点可能都不一致,谈判小组应当由采购人的代表和有关专家共五人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。

谈判小组参与制定谈判文件

采购人应当在谈判小组的帮助下,广泛而深入地开展市场调研工作,尽可能对其技术需求进一步明确,并结合政府采购有关规定,与采购机构共同编制谈判文件。谈判文件除谈判程序、确定成交候选人的原则、保证金的数额和方式,以及部分商务条款外,对供应商资格条件、技术需求、报价要求、合同主要条款、响应文 件的编制要求等内容,应当明确其仅为建议性的内容,允许供应商根据谈判文件内容有不同的响应方式,甚至允许供应商不递交内容非常规范的响应文件而仅递交一些合理化建议。

为进一步调动供应商的积极性,优化采购需求,谈判文件中应尽量减少对实质性条款的要求,扩大谈判的灵活性。但需特别提醒供应商,在谈判过程中可能会对部分内容进行实质性变动,参加谈判的供应商应做好充分的准备工作。

资格预审确定谈判供应商

对于复杂型的竞争性谈判项目,如果以发布采购公告的方式邀请供应商,再与所有供应商逐一进行谈判,可能会将许多时间浪费在与一些没有竞争力的供应商谈判上,不仅会分散评审专家的注意力,也不利于评审专家提高谈判效率。

因此,通过发布资格预审公告征集或由谈判小组和采购人共同推荐合格的供应商,更适合复杂型的竞争性谈判项目。发布资格预审公告征集供应商的程序可以参照邀请招标的程序进行,供应商的资格审查应当由谈判小组负责。谈判小组从符合项目资格条件的供应商中随机确定不少于3家供应商(5~6家供应商比较合 适),或者由谈判小组直接确定3家以上供应商参加谈判,但必须说明确定这些供应商的理由,并向其提供谈判文件。应当允许两个以上供应商组成一个联合体参 与。

如通过资格审查的供应商只有两家,或谈判小组和采购人在采购活动开始前有充足的理由,说明符合项目资格条件的供应商只有两家时,经本级政府采购监管部门批准,可直接邀请这两家供应商参加项目谈判。

由于项目的需求比较复杂,必须留有足够的时间,让供应商充分了解谈判文件中的内容,并准备参加谈判的相关资料,因此,自谈判文件发出之日起至谈判开始之日止,原则上不得少于十个工作日。在此期间,为让供应商对项目有更深入的理解,采购机构可以组织供应商就谈判文件内容进行答疑,根据供应商反馈意见,必 要时应推迟谈判开始的日期。

第一阶段谈判明确需求

第一阶段谈判时,供应商不一定严格按照谈判文件的要求编制响应文件,但应当对谈判文件提出的要求和条件作出初步的应答,并将有关文件在谈判开始前送达采购机构指定的地点。谈判小组首先应认真审阅供应商递交的文件资料,尤其是技术方案是否完整,能否与采购人的要求基本相吻合,或有更好的设想。在此基础 上,总结归纳供应商的技术方案,结合采购人的实际需求,形成新的技术要求,如须对原来的谈判文件内容进行调整,则应以书面形式通知参加谈判的供应商。

谈判小组应当通过随机方式确定参加谈判供应商的谈判顺序,所有成员集中与单一供应商按照顺序分别进行谈判。谈判过程中,谈判小组应与供应商就采购文件中的技术方案及其他不确定的内容进行深入的讨论,逐步明晰技术方案和不确定的内容,直至谈判小组认为原未明确或含糊的内容已经全部确定为止。

在谈判期间,根据项目的特点和需要,可以是一次性的谈判,也可以是多轮次多回合的谈判;但不管谈几次,每次谈判都应当给予每个参加谈判的供应商相同的机会。只要涉及谈判文件的实质性变动,都应及时在谈判过程中以书面形式告知供应商,并明确后者与前者不一致时,以后者为准。在谈判过程中,谈判的任何一方 不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应避免增加不合理或排他性条件,将有竞争力的供应商排除出谈判进程。同时,谈判小组应以满足合理需求为标准,不能仅依据采购预算进行谈判,后者可能盲目提高采购需求造成"豪华采购"发生。

采购机构应认真组织好谈判的秩序,杜绝采购人的不合理需求,避免超标准的"豪华采购"现象发生,并对谈判过程给予如实、详细的记录。

供应商编制最终响应文件

谈判小组可以根据谈判的具体情况,重新编制谈判文件,或在原谈判文件的基础上,明确最终具体的采购需求。最终谈判文件的所有内容应完整、详细、确定,不应再做实质性变动。对于在原谈判文件基础上的简单变动,可以要求供应商在其递交的文件资料的基础上,直接对变动部分重新进行响应。如重新编制谈判文件或 对原谈判文件有重大调整,则可要求供应商根据调整的内容,重新编制响应文件。

评审最终响应文件并"砍价"

谈判小组应对供应商递交的最终响应文件进行评审,主要对响应文件的符合性进行检查,如响应文件已对谈判文件中所有实质性内容进行了响应,则该响应文件应当被认定为合格的响应文件,所有合格的响应文件即可被视为达到"符合采购需求、质量和服务相等"的标准。谈判小组应当根据谈判文件的规定,要求合格供应 商以书面形式做最终报价,或者直接按照响应文件中的报价,对供应商进行排序。

直接确定成交供应商并公告

谈判小组应当按照最终报价最低的原则按顺序排列推荐成交候选人。谈判工作完成后,谈判小组应根据全体谈判成员签字的原始谈判记录和谈判结果编写评审报告。由于谈判小组已经全程参与了采购文件的制作、整个谈判的过程,完全可以理解采购人的真实需求,评审结果应该符合采购人的需求,因此,采购人应当直接在 评审报告上,按照推荐的成交候选人顺序确定成交供应商,也可以授权谈判小组直接确定成交供应商。

成交供应商确定后,采购机构应及时以书面形式通知成交供应商,并将采购结果在省级以上政府采购监管部门指定的媒体上公告。采取采购人和评审专家共同推荐供应商参与竞争性谈判的,还应当将采购人和评审专家各自的推荐意见一并公告。